Wat hebben we bereikt?

In 2018 boden wij u de financiële effecten van de vier circulaires aan. Dit zijn de circulaires van maart, mei, september en december. De maartcirculaire is extra geweest vanwege het InterBestuurlijk Programma. De financiële effecten zijn verwerkt in de begroting.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

We hebben verantwoord via de tweemaandsrapportages.

Risico's en belangrijke ontwikkelingen

De ontwikkelingen in het Gemeentefonds volgen grofweg de ontwikkelingen van de Rijksbegroting. Dat heeft invloed op de mate waarin wij als gemeente vooruit kunnen kijken. Via de tweemaandsrapportages houden we de raad op de hoogte van de ontwikkelingen.

Achtergrondinformatie

• U vindt hier wat de gemeente nu al doet voor dit taakveld.

Wat hebben we bereikt?

iBurgerzaken is in 2018 uitgebreid met rijbewijzen en reisdocumenten. In 2018 is de module i-Archief aangeschaft en ingericht. Het is ons doel om in het eerste kwartaal van 2019 het applicatiebeheer en uitvoerende archiveerwerkzaamheden  te beleggen in de organisatie. Ook worden de betrokken medewerkers geïnstrueerd.

In 2017 is met het project JOIN 2e fase, waarvoor in het I&A plan budget beschikbaar is gesteld, de basis gelegd voor volledig digitaal zaakgericht werken in de gemeente Buren. De processen in JOIN zijn zo ingericht dat een basis is gelegd voor het in de toekomst verstrekken van statusinformatie via een persoonlijke internetpagina. In 2018 is Join verder doorontwikkeld, waardoor het mogelijk wordt dat in 2019 onze inwoners gebruik kunnen maken van een persoonlijke internetpagina. In 2019 willen we starten met de digitale handtekening in Join.

In 2018 hebben we ook bij de doorontwikkeling van onze website (Open Webconcept) een samenwerking opgezet met drie andere gemeenten.

Met het Open Webconcept hebben een basis gelegd om onze digitale dienstverlening aan te sluiten op de nieuwe gemeentelijke digitale snelweg (NLx).

Voor de komende jaren gaan we bekijken hoe onze belangrijkste informatiesystemen gaan aansluiten op de NLx. In 2019 willen we hier onze eerste proefprojecten mee gaan uitvoeren waarbij inwoners de voortgang en het overzicht in hun zaken eenvoudig kunnen volgen en inzien.

Wat hebben we bereikt?

Er zijn in 2018 op basis van een evaluatie verbeteringen doorgevoerd in de programmabegroting, in de P&C cyclus en in de rapportages. De begroting, de kadernota, de rekening en de tweemaandsrapportages zijn gedigitaliseerd en goed toegankelijk gemaakt. De kwaliteit van de informatie in de rapportages is verbeterd en SLIM (Smart, Leesbaar, Informatief en Mogelijk) gemaakt.

In 2018 is gestart met elke twee maanden een tussenrapportage aan te bieden. Deze zes rapportages zijn ontwikkeld om gedurende het hele jaar recente sturingsinformatie te bieden naast de kadernota, programmabegroting en jaarrekening. Eind 2018 is de werking hiervan geëvalueerd en staat het doorvoeren van een optimalisatie voor 2019 op de agenda van de raad.

Wat hebben we bereikt?

Vanaf april 2018 werken we met de tendermodule van CTM. De werkgroep is bezig met het verder inrichten van de processen, de rollen en de verantwoordelijkheden. Op dit moment vindt de implementatie van de contractenmodule plaats, zodat het hele inkoopproces van uitvraag tot contractbeheer in CTM kan plaatsvinden. Eind 2018 startten we het project professionalisering inkooporganisatie voor de uitvoering van de verbeterslagen en het borgen van de inkoopfunctie van de gemeente Buren, volgens het normenkader vermeld in het onderzoeksrapport van de Rekenkamercommissie. In 2019 geven we hier verder invulling aan.

Wat hebben we bereikt?

Het 'kwaliteitsvangnet' is een groep medewerkers die vooraf vanuit juridisch, financieel, taaltechnisch en algeheel kwaliteitsoogpunt alle voorstellen voorafgaand aan de collegebehandeling beoordeelt. In 2018 is de kwaliteit voldoende geweest voor een goede besluitvorming. In 2018 is ook een start gemaakt met de verbetering van de processen rondom besluitvorming en kwaliteitsborging vanuit het proces. In 2019 vindt implementatie van die processen plaats. Daarmee zal een consistent systeem ontstaan om de afgesproken kwaliteit te bereiken en te behouden

Wat hebben we bereikt?

De uitvoering van het I&A-beleidsplan 2017 - 2021 loopt volgens planning . Hierin zijn geen grote afwijkingen op dit moment. Jaarlijks rapporteren wij, middels een raadsinformatiebrief, in het tweede kwartaal in meer detail over de voortgang van het beleidsplan.

Wat hebben we bereikt?

HR maakt een professionaliseringsslag door. Er wordt professioneel en allround geadviseerd. Zo is bijvoorbeeld advisering over ziekteverzuimbeheersing en inhuur van derden onderdeel van ingeplande HR- accountgesprekken. Daarnaast wordt in het team Advies verder gewerkt aan professionalisering van de advisering.

De volgende HR-instrumenten zijn volgens planning opgepakt in 2018:

• Doorontwikkeling van managementrapportages, kwalitatieve analyses;

In 2018 zijn managementrapportages in nauw overleg met de directie ontwikkeld. Hierin zijn de aanbevelingen van de rekenkamercommissie meegenomen.  Er wordt gerapporteerd over instroom, doorstroom en uitstroom, ziekteverzuim en de gesprekkencyclus. Ook gaan we in de 2MR rapporteren over de gevolgen van de reorganisatie.

De rekenkamercommissie adviseert ook over inhuur van derden te rapporteren. Vanwege de behoefte van de directie om snel bij te kunnen sturen, doen we dit niet in de 2MR maar maandelijks.

• Implementatie van het vernieuwde proces inhuur derden;

In 2018 is een werkgroep opgestart waarin HR, Financiën en Inkoop vertegenwoordigd waren. Doel was om een praktische procedure te ontwikkelen voor inhuur. Ander doel was om sturingsinformatie voor de directie te ontwikkelen. Eind 2018 is het proces succesvol opgeleverd en geïmplementeerd.

• Optimaliseren van het inwerkprogramma nieuwe medewerkers;

In 2018 is een nieuwe introductiegids en een introductieprotocol ontwikkeld. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de introductie van nieuwe medewerkers  en volgt daarvoor het ontwikkelde introductieprotocol.  Hierbij wordt dit programma op maat gemaakt. Een uitzondering is de introductie van teammanagers. Per 1 oktober 2018 is een collectief inwerkprogramma voor de teammanagers verzorgd.

Niet gepland, maar wel opgepakt en uitgevoerd is een protocol omgaan met e-mail bij afwezigheid van een medewerker. De werkgever mag, onder bepaalde voorwaarden, tijdelijk de e-mail van een afwezige medewerker inzien als er waarschijnlijk informatie in de e-mail te vinden is die voor het werk nodig is.

De volgende HR-instrumenten zijn niet opgepakt in 2018

• Project digitale personeelsdossiers;
• Implementatie van Strategische personeelsplanning;
• Opzet talentprogramma.

HR is niet toegekomen aan  de ontwikkeling van bovengenoemde HR-instrumenten. Door her-prioritering en focus op de reorganisatie hebben wij andere keuzes gemaakt. Dit is mede ingegeven door een groot aantal werving- en selectieprocedures (in een krapper wordende arbeidsmarkt). Ook voerden wij een reorganisatie door. Wij zijn gestart met een organisch organisatieontwikkelingstraject. Echter, hierdoor bleek dat we niet het gewenste resultaat zouden bereiken en dat een reorganisatie nodig was. Dit betekende een forse toename van werkzaamheden van HR.

Wat hebben we bereikt?

In 2018 hebben we het strategisch communicatiebeleidsplan opgesteld. Eind 2018heeft het college dit vastgesteld. We hebben de raad hierover in december 2018 geïnformeerd tijdens een informatiebijeenkomst.

Wat hebben we bereikt?

De organisatie heeft in 2017 met het project JOIN 2^e fase een zaakvolgsysteem ingevoerd. In 2018 is dit project JOIN doorontwikkeld en daarmee is de basis gelegd voor volledig digitaal zaakgericht werken. Met een aantal processen die nu in Join afgehandeld worden gaan we in 2019 een proef draaien met digitaal indienen van aanvragen, digitaal afhandelen van zaken, externe rapportering over voortgang van zaken en het digitaal ondertekenen en versturen van documenten. De uitdaging in 2019 is de aansluiting van deze zaakinformatie in Join op de NLx (nieuwe digitale snelweg voor gemeenten).

Wat hebben we daarvoor gedaan?

In 2018 zijn trainingen "informele aanpak" verzorgd voor circa 20 medewerkers. Op basis van de positieve ervaringen is besloten de trainingen ook in 2019 en 2020 te verzorgen, zodat alle medewerkers die hiervoor in aanmerking komen getraind worden. Mede door de trainingen is het aantal klachten dat volgens de formele processen van klachtbehandeling moest worden behandeld gedaald tot 1. Het totaal aantal klachten in 2018 bedroeg 23, waarvan 22 met de informele aanpak konden worden behandeld.

Het aantal bezwaarschriften(totaal 90) dat niet bij de commissie bezwaarschriften, om advies kwam is 33. De reden waarom behandeling niet nodig was kan divers zijn. Zeker is dat ook hier de informele aanpak van invloed op dat aantal is.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

• In 2017 en 2018 zijn iBurgerzaken en iArchief geïmplementeerd. Hiermee kunnen inwoners online burgerzaken producten 24/7 aanvragen. De beschikbare producten zijn: uittreksel, verhuizingen, aangifte geboorte, aangifte huwelijken, aangifte geregistreerd partnerschap, verklaring naamgebruik, verzoek geheimhouding, rijbewijzen en reisdocumenten.
• In 2018 hebben we ook bij de doorontwikkeling van onze website (Open Webconcept) een samenwerking opgezet met drie andere gemeenten. Met het Open Webconcept hebben een basis gelegd om onze digitale dienstverlening aan te gaan sluiten op de nieuwe gemeentelijke digitale snelweg (NLx).
• In 2017 en 2018 is met het project JOIN 2e fase de basis gelegd voor volledig digitaal zaakgericht werken in de gemeente Buren. De processen in JOIN zijn zo ingericht dat een basis is gelegd voor het in de toekomst verstrekken van statusinformatie via een persoonlijke internet pagina.
• In 2018 hebben we een onderzoek gestart om e-factureren voor ondernemers mogelijk te maken. In 2019 verwachten we dit te realiseren.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Samen On Line is één van de thema's uit het I&A-beleidsplan 2017 -2021. Binnen dit thema werken we aan online toepassingen die de in- en externe dienstverlening verbeteren. In 2017 hebben we een grote stap gemaakt met de vervanging van onze website en het intranet met de implementatie van een Open Webconcept. Hiermee zijn we minder afhankelijk geworden van de "roadmap" en kostenplaatje van onze oude leverancier. We zijn nu weer zelf in staat keuzes te maken in nieuwe toepassingen. In 2018 zijn we actief op zoek gegaan naar partnergemeenten waarmee we dit actief samen verder kunnen oppakken. In november 2018 hebben we met de gemeenten Heerenveen, Lansingerland en Súdwest-Fryslân een intentieverklaring voor deze samenwerking getekend.

In 2019 gaan we de samenwerking verder vormgeven en gaan we aan de slag met de uitvoering van de uitkomsten uit de strategische opgave "visie op dienstverlening".

Wat hebben we daarvoor gedaan?

In juni heeft de raad een raadsinformatiebrief gehad over de uitvoering van het I&A plan in 2017 en de plannen voor 2018. In 2018 hebben bijna alle projecten uitgevoerd die op de planning stonden. Wel zijn een aantal projecten uitgesteld omdat onduidelijk is wat er landelijk gaat gebeuren met deze projecten. Zo zijn de collectieve voorzieningen van de VNG voor het digitaal aangifte van overlijden en de digitale verhuisservice gestaakt en worden er door de VNG nieuwe plannen gemaakt om zaken samen te gaan organiseren. In 2018 hebben we daarom samenwerking gezocht met andere gemeenten bij de realisatie van de digitale dienstverlening. In november 2018 hebben we deze samenwerking met vier gemeenten bestuurlijk bekrachtigd. We hebben ons hiermee voorbereid op de aansluiting op de nieuwe digitale snelweg NLx.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Er zijn in 2018 op basis van een evaluatie verbeteringen doorgevoerd in de programmabegroting, in de P&C cyclus en in de rapportages. De begroting, de kadernota, de rekening en de tweemaandsrapportages zijn gedigitaliseerd en goed toegankelijk gemaakt. De kwaliteit van de informatie in de rapportages is verbeterd en SLIM (Smart, Leesbaar, Informatief en Mogelijk) gemaakt.

In 2018 is gestart met elke 2 maanden een tussenrapportage aan te bieden. Deze 6 rapportages zijn ontwikkeld om gedurende het hele jaar recente sturingsinformatie te bieden naast de kadernota, programmabegroting en jaarrekening. Eind 2018 is de werking hiervan geëvalueerd en staat het doorvoeren van een optimalisatie voor 2019 op de agenda van de raad.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

In 2018 zijn managementrapportages in nauw overleg met de directie ontwikkeld. Hierin zijn de aanbevelingen van de rekenkamercommissie meegenomen.  Er wordt gerapporteerd over instroom, doorstroom en uitstroom, ziekteverzuim en de gesprekkencyclus. Ook gaan we in de 2MR rapporteren over de gevolgen van de reorganisatie.

De rekenkamercommissie adviseert ook over inhuur van derden te rapporteren. Vanwege de behoefte van de directie om snel bij te kunnen sturen, doen we dit niet in de 2MR maar maandelijks.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

De volgende HR-instrumenten zijn volgens planning opgepakt in 2018:

• Doorontwikkeling van managementrapportages, kwalitatieve analyses;
• Implementatie van het vernieuwde proces inhuur derden;
• Optimaliseren van het inwerkprogramma nieuwe medewerkers;
• Protocol omgaan met e-mail bij afwezigheid van een medewerker.

Door her-prioritering en focus op de reorganisatie zijn niet alle HR -instrumenten aangepast. Er is een groot  aantal werving- en selectieprocedures geweest (in een krapper wordende arbeidsmarkt). Zoals eerder bij de bedrijfsvoering gemeld, voerden wij ook een reorganisatie door. Dit betekende een forse toename van werkzaamheden van HR. Denk hierbij aan het toepassen van het sociaal statuut en begeleiden bij het opzetten van een leiderschaps- en organisatieontwikkelingsprogramma.

Risico's en belangrijke ontwikkelingen

Invoering vennootschapsbelasting (VPB)

In januari van 2019 is samen de juridische adviseur van BakerTilly het aangifte-dossier 2017 grotendeels opgesteld. De laatste onderdelen met betrekking tot de grondexploitaties worden in mei en juni uitgezocht. De verwachting is, dat we voor de zomervakantie een nihil-aangifte gaan indienen bij de belastingdienst. In de loop van dit jaar gaan we ook het aangifte-dossier VPB 2018 opstellen. Het is nog onbekend waar we in 2018 op uitkomen. We informeren u in de loop van 2019 over de eventuele financiële gevolgen.

Bijdrage VNG

De bijdrage aan de VNG is voor 2018 verhoogd met afgerond € 30.000,- Tot en met 2017 werd dit gedeelte van de bijdrage van de VNG ingehouden op de algemene uitkering. Als compensatie is de algemene uitkering voor 2018 verhoogd met € 30.000.- Deze aanpassing is dus budgettair neutraal

Achtergrondinformatie

Voor dit taakveld zijn de volgende wettelijke indicatoren verplicht:

• Formatie per 1.000 inwoners (eigen berekening)      : 2017 5,15 fte/2018 5,30 fte
• Bezetting per 1.000 inwoners (eigen berekening)      : 2017 4,77 fte/2018 4,72 fte
• Apparaatskosten in euro per inwoner (eigen berekening)   : € 348
• Externe inhuur als % van totale loonsom (eigen budget)   : 2,5% structureel budget
• Overhead als % van de totale lasten (eigen berekening)   : 15,3 % van de totale lasten

• U vindt hier wat de gemeente nu al doet voor dit taakveld.

Wat hebben we bereikt?

We hebben binnen de huidige wet- en regelgeving de opbrengsten van de hondenbelasting en precariobelasting gerealiseerd.

Risico's en belangrijke ontwikkelingen

Motie RM&A/17/00352 roept het college op om de hondenbelasting af te schaffen. Deze motie heeft tot gevolg dat er een dekkingsbehoefte van ca. € 207.000,- ontstaat in de algemene middelen. Een verdere toelichting  vindt u in de financiële beschouwingen.

De aanslag precariobelasting is gebaseerd op het aantal strekkende meters buizen, kabels, draden of leidingen dat in gemeentegrond ligt. Een voorbeeld hiervan is de gasleiding die in gemeentegrond ligt. Deze belasting is een hoge kostenpost voor de netbeheerder. Een risico kan zijn dat de netbeheerder in beroep gaat tegen de hoogte van het tarief. Als de rechter het beroep gegrond verklaart, heeft dit financiële gevolgen. Dit risico is opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing onder de post overige risico’s.

Achtergrondinformatie

• U vindt hier wat de gemeente nu al doet voor dit taakveld.

Wat hebben we bereikt?

We hebben binnen de huidige wet- en regelgeving de opbrengsten van de OZB gerealiseerd. De OZB is opgelegd in februari 2018. De helft van de aanslagen wordt geïnd via automatische incasso.

Risico's en belangrijke ontwikkelingen

Er zijn geen risico's of belangrijke ontwikkelingen te vermelden.

Achtergrondinformatie

Het Rijk verplicht de gemeente beleidsindicatoren in de begroting en jaarrekening op te nemen. Deze zijn voor de gemeente Buren:

• de gemiddelde WOZ-waarde van woningen: 284.000 euro in 2018

Deze en andere informatie is terug te vinden op de website: www.waarstaatjegemeente.nl.

• U vindt hier wat de gemeente nu al doet voor dit taakveld.

Wat hebben we bereikt?

Binnen de huidige wet- en regelgeving realiseren we de OZB-opbrengst voor niet-woningen. De OZB is opgelegd in februari 2018. De helft van de aanslagen wordt geïnd via automatische incasso.

Risico's en belangrijke ontwikkelingen

Er zijn geen risico's of belangrijke ontwikkelingen te vermelden.

Achtergrondinformatie

• Klik hier over het OZB-tarief niet-woningen.

Wat hebben we bereikt?

De verkiezingen zijn goed verlopen. Het inwerkprogramma van de raad is in 2018 voor een groot gedeelte afgerond. Er is tevens een coalitieakkoord vastgesteld. De inhoudelijke vertaling van het coalitieakkoord is verwerkt in de begroting 2019. We zijn met de raad in gesprek over een bestuurlijke planning die betrekking heeft op de hele bestuursperiode. Daarnaast loopt het project besturingsfilosofie. Met als thema's onderlinge samenwerking (raad, college, organisatie), grip op regionale samenwerking en burgerparticipatie.  

De raad prioriteerde in 2018 in de begroting de volgende drie thema's:

1. Klimaat en duurzaamheid;

2. Regionale economie;

3. Kerngericht werken.

De thema's zijn in september door de raad vastgesteld.

Risico's en belangrijke ontwikkelingen

Het Rijk heeft een gezamenlijke agenda en budget (IBP) vastgesteld samen met alle overheidslagen  om twaalf opgaven te realiseren. Dit is een gezamenlijke bestuurlijke aanpak die past bij de aanpak van maatschappelijke opgaven van deze tijd. Dit is wat burgers, maatschappelijke organisaties en bedrijven van hun contact met de overheid verwachten. De precieze rol van de gemeente is vooral op financieel vlak nog niet duidelijk. Dit betekent dat het beleid nog moet worden ontwikkeld, dat onduidelijk is wat de maatregelen gaan zijn en dus ook wat de financiële consequenties zullen zijn.

Achtergrondinformatie

• U vindt hier wat de gemeente nu al doet voor dit taakveld.

Wat hebben we bereikt?

Maandelijks beoordelen we of het nodig is om een kortlopende kasgeldlening aan te trekken. Indien we over een langere periode over onze kasgeldlimiet gaan, trekken we een langlopende geldlening aan. Op dit moment is dat nog niet nodig. In 2019 ontvangt de raad het geactualiseerde treasurystatuut ter vaststelling , aan de hand van de nieuwe organisatie.

Risico's en belangrijke ontwikkelingen

Het grootste risico op het gebied van financiering is het renterisico, dat ontstaat als we leningen aantrekken. We voldoen hierbij aan de landelijke renterisiconorm waarover u in de paragraaf financiering meer leest. In 2018 hebben we aan de kasgeldlimiet voldaan. Hierdoor is het renterisico beperkt gebleven. We lopen geen liquiditeitsrisico omdat we als gemeente voldoende leningen kunnen aantrekken.

Achtergrondinformatie

• U vindt hier wat de gemeente nu al doet voor dit taakveld.
• Klik hier voor cijfers over de netto schuld per inwoner en voor cijfers over de uitleenquote.

Wat hebben we bereikt?

De stelpost voor onvoorziene uitgaven is eerder bij de begrotingsbehandeling geschrapt. Op dit taakveld zijn de kosten voor inhuur derden verantwoord. Dit is het geval, omdat bij het vaststellen van de begroting nog niet bekend is waar inhuur nodig is. Voor de rest zijn er geen andere stelposten.

Risico's en belangrijke ontwikkelingen

Dit is een taakveld dat we vooral gebruiken als administratieve ondersteuning. Risicovolle ontwikkelingen melden we in de overige taakvelden of in de paragrafen.

Achtergrondinformatie

• U vindt hier wat de gemeente nu al doet voor dit taakveld.

Wat hebben we bereikt?

In principe zijn alle onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves conform de raadsbesluiten. In 2018 zijn er twee uitzonderingen:

• In de bestemmingsreserve ICT is conform het raadsbesluit I&A-plan 2017-2021 het 'voordeel' over 2018 gestort in de reserve ICT;
• Er is een extra storting gedaan in de bestemmingsreserve Omgevingsgerichte uitgaven en bovenplanse verevening door extra inkomsten.

Risico's en belangrijke ontwikkelingen

Het geld dat we beschikbaar hebben in de algemene vrije reserve is relatief beperkt. Dat blijft de komende jaren naar alle waarschijnlijkheid zo. Dat betekent dat er minder incidentele middelen voor beleidsinitiatieven beschikbaar zijn.

Achtergrondinformatie

• U vindt hier wat de gemeente nu al doet voor dit taakveld.

Wat hebben we bereikt?

Gedurende het jaar is het saldo van de begroting in beeld gebracht aan de gemeenteraad. Hier is het saldo van de jaarrekening verantwoord. De bedrag ziet u terug in de verschillenanalyse.

Risico's en belangrijke ontwikkelingen

De afgelopen jaren stond de gemeentelijke begroting onder druk. De verwachting is dat het lastig blijft om tot een structureel sluitende begroting te komen. Onze afhankelijkheid van de uitgaven van het Rijk speelt daarbij een grote rol. De mogelijkheid om eigen middelen te genereren, is voor gemeenten relatief beperkt.

Achtergrondinformatie

• U vindt hier wat de gemeente nu al doet voor dit taakveld.