Inleiding

In deze paragraaf geven wij inzicht in de ontwikkeling van de organisatie. We schetsen de lijnen waarlangs de organisatie zich het afgelopen jaar ontwikkeld heeft. Daarvoor is het besluit van uw raad over de bestuurlijke richting voor Buren van 7 maart 2017 een belangrijk gegeven. Daarin sprak uw raad uit dat Buren zich als een zelfstandige gemeente blijft ontwikkelen. Ook is gevraagd om samenwerking te zoeken in onze regio als dat voordeel oplevert wat betreft kwetsbaarheid, kosten of kwaliteit. Wat betreft de bedrijfsvoering is daarbij aangegeven dat geïnvesteerd kan worden in de bedrijfsvoering zodat “het huis op orde” komt. Dit was daarmee een uitgangspunt voor de organisatie en zeker de organisatie ontwikkeling die in 2018 zijn beslag kreeg. Verder vonden in maart 2018 vonden de gemeenteraadsverkiezingen plaats waarna een nieuwe raad en een nieuw college aan zijn getreden met een nieuw akkoord.

In de bedrijfsvoeringsparagraaf bij de begroting 2018 hebben al gewezen op de verkiezingen van maart 2018. Dat gaf nieuwe (beleids-)doelen die in eerste aanzet uitgewerkt zijn in de begroting 2019, maar zeker in de komende tijd verder uitgewerkt worden in de thema’s:  kerngericht werken, duurzaamheid en regionale economie. Zoals in de begroting 2018 aangekondigd is met uw raad ook gewerkt aan de verdere innovatie van de P&C cyclus. Zo is begin 2018 de eerste digitale jaarrekening verschenen en hebben zijn voor het eerst over een heel  jaar de gevraagde zes 2MaandsRapportages (2MR) gepresenteerd. Verder is het nieuwe coalitieakkoord 2018 in de begrotingsthema’s en speerpunten opgepakt en samen met u verder uitgewerkt. Eind 2018 is daarbij ook gestart met de eerste evaluatie van de nieuwe P&C cyclus/documenten en zijn wij daar met u over in gesprek. Dit zal resulteren in voorstellen voor de verdere doorontwikkeling….

We hebben in de begroting 2018 ook aangegeven te gaan onderzoeken wat de mogelijkheden zouden zijn voor beleidsontwikkeling op basis van (big) data. Ook zouden we aandacht besteden aan een andere nieuwe ontwikkeling zijnde de decentrale dienstverlening, bijvoorbeeld bij de mensen thuis. Op deze – en de andere- in de begroting 2018 voorgenomen ontwikkelingen komen we in deze bedrijfsvoeringsparagraaf bij de rekening terug en geven aan wat gerealiseerd is.

In deze bedrijfsvoeringsparagraaf bij de rekening 2018 gaan we dan ook  in op:

• Ontwikkelingen en projecten rond bedrijfsvoering
• Informatie veiligheid en privacy
• Rekenkamerrapporten
• Kengetallen bedrijfsvoeringstaken

In 2018 is de online dienstverlening uitgebreid en hebben we veel aandacht aan de website besteed. Een goede interne afstemming zorgt ervoor dat we de inwoners op de website van actuele informatie voorzien. Ook worden steeds meer afspraken online ingepland (5332 in 2018) en kunnen meer producten online aangevraagd worden.

Intern zijn er ook slagen gemaakt op weg naar volledige digitalisering. Zo is de 2^e fase van ons zaakvolgsysteem geïmplementeerd en daarmee hebben we weer een stap in de goede richting gezet om steeds meer diensten aan te kunnen bieden via Mijn Overheid. Een van de 5 strategische opgaven waarmee we in Buren aan de slag gaan, is dan ook het ontwikkelen van een visie op dienstverlening.

Door het vervangen van de vaste PC’s door laptops, is de organisatie volledig voorbereid op locatie onafhankelijk werken. Dit zal de dienstverlening van de Gemeente Buren versterken, zoals al tot uiting is gekomen in de strategische opdracht “Kerngericht Werken” welke in 2018 van start is gegaan en in 2019 ontwikkeld wordt.

Digitale veiligheid (informatieveiligheid en privacy)

Met een motie bij de kadernota heeft uw raad in 2017 gevraagd het onderwerp informatiebeveiliging op te nemen in de begroting en daarmee in de P&C-cyclus. Aangezien de rekening de spiegel van de begroting is, geven wij in dit onderdeel van onze bedrijfsvoeringsparagraaf ook gehoor aan die motie.

Dit sluit ook aan bij de ideeën van de landelijke overheid zoals verwoord in het programma Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). ENSIA helpt gemeenten in één keer verantwoording af te leggen over informatieveiligheid. De ENSIA-verantwoording sluit aan bij de Baseline informatieveiligheid gemeenten (BIG). Deze hebben wij op advies van de rekenkamer opgepakt en geïmplementeerd. De organisatie voldoet daarmee wat dat betreft aan de ENSIA-audit die onder andere aan de BIG-normen toets. In 2019 wordt de BIG overigens vervangen door de nieuwe landelijke standaard, BIO (Baseline informatieveiligheid Overheden). Buren gaat uiteraard mee in deze overgang en we zijn dan ook bezig met deze omschakeling. Over de BIO heeft de VNG uw raad en college geïnformeerd (zie VNG-brief van 7 jan 2019 Lbr. 19/002)  en daarin deze 10 gouden regels als standaard meegegeven:

ENSIA

ENSIA zorgt er dus voor dat we één keer verantwoording af te leggen over informatieveiligheid. De belangrijkste gebieden van ENSIA waarop dat gebeurd zijn:

• BRP en PUN (basisregistratie personen en identiteitsbewijzen)
• DigiD
• BAG (basisregistratie gebouwen)
• BGT (basisregistratie grootschalige topografie)
• Suwinet (landelijk raadpleegsysteem voor sociale zaken)

Overigens is ENSIA een rapportage die de organisatie invult. Een externe IT-auditor toetst vervolgens of we voldoen aan de vereiste standaarden. Omdat ENSIA op de BIG is gebaseerd, is de toets van de auditor impliciet ook een BIG-toets. De auditor legt dat vast in een Assurance-rapport. Op basis van dat rapport geeft het college een Verklaring Informatiebeveiliging af. Wij streven ernaar bij de behandeling van de rekening 2018 aan uw raad ook deze ENSIA-Verklaring te overleggen.

AVG   (Algemene verordening gegevensgebruik)

In 2018 hebben ook wij de AVG geïmplementeerd. Die legt de verplichting op om alle gegevensverwerkingen te registreren en elke handeling (met betrekking tot persoonsgegevens) te kunnen verantwoorden. Hoewel veel AVG-verplichtingen ook al van toepassing waren onder de Wbp (wet bescherming persoonsgegevens) vraagt de verantwoordingsplicht toch veel meer werk. Halverwege 2019 willen we het verplichte Verwerkingenregister gereed hebben. Aangezien het een  dynamisch register is,  wordt ook gewerkt aan het opzetten van permanent onderhoud. Verder zijn we ook begonnen met de actualisatie van verwerkingsovereenkomsten . Dit zijn bindende afspraken met ketenpartners die persoonsgegevens van onze inwoners verwerken zoals bij leerlingenvervoer.

De verplichting om een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen in eerste instantie ingevuld door het inhuren van een functionaris voor 8 uur per week. Vanaf 24 juni 2019 neemt Buren samen met de gemeenten West Maas en Waal, Neder-Betuwe en Bommelerwaard voor in ieder geval 1 jaar samen een FG aan. Deze FG zal de verdere stappen zetten in het realiseren en borgen van een APV-proof Buren.

Veiligheidsincidenten en datalekken

De Informatie BeveiligingsDienst (IBD) maakt elke 2 jaar een rapportage over de risico’s voor gemeentelijke informatieveiligheid. De IBD concludeert o.a. dat informatieveiligheid te weinig op de politieke agenda staat, dat er te weinig gekwalificeerde mensen beschikbaar zijn en dat de complexiteit toeneemt. Uit het IBD rapport blijkt ook dat de mens de zwakste schakel is in informatiebeveiliging.  Met het oog op dat laatste hebben we eind 2018 ingezet op een programma gericht op het “informatieveiligheid bewustzijn” voor onze medewerkers.

We zien dat in Buren in 2018 6 data-incidenten zijn gemeld. Geen enkel datalek hebben we hoeven rapporteren bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Het ging hierbij vooral om fouten met het gebruik van individuele emailadressen en verkeerde adressering van post aan inwoners. Bij de laatstgenoemde categorie hebben we maatregelen genomen om dit structureel op te lossen.

Mogelijk is er nog sprake van een “onderrapportage” doordat medewerkers incidenten niet altijd herkennen. Door de ingezette bewustwording en het vergroten van kennis over incidenten werken we aan bewustzijn en herkenning.

Tot slot enkele data

Onze netwerkbeveiliging – de Firewall – heeft in december 2018 (de firewall rapporten zijn per maand) in totaal 2707 bedreigingen onderschept.

In week 7 tot en met 52 hadden we dus 620.224 emails (in- en uitgaand). Van dat totaal is 16% spam en virussen, die door onze beveiliging zijn  tegengehouden.

PS: Deze monitor is pas sinds week 7 2018 operationeel.

In 2018 hebben we verdere stappen gezet in het intern digitaliseren en diverse werkprocessen digitaal doorontwikkeld. Dit betreft bijvoorbeeld de processen leerlingenvervoer, inkoop en inhuur derden. Digitaal archiveren is organisatiebreed opgepakt.

De organisatie heeft samen met het Regionaal Archief Rivierenland een pilot uitgevoerd voor het digitaal overbrengen van archiefbescheiden naar een e-depot. Deze pilot is zeer succesvol verlopen. Burgemeester De Boer heeft hiervoor tijdens een regionale bijeenkomst een onderscheiding in ontvangst genomen. De resultaten van deze pilot dienen als basis voor de invoering van een e-depot door het Regionaal Archief Rivierenland. In september 2018 is het handboek vervanging vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Dit houdt in dat voor de processen die onder de reikwijdte van dit handboek vallen, digitaal werken leidend is geworden.

De uitrol en gebruik van de digitale handtekening is opgehouden, omdat de technische inrichting meer impact heeft op de manier van werken voor medewerkers dan voorzien. Dit moet nu eerst als voorwaardelijk veranderingstraject opgepakt worden. Door de inspanningen die de organisatie-ontwikkeling en het daarop aanpassen van de inrichting van systemen, zijn we hier nog niet aan toe gekomen. Dit wordt in 2019 verder opgepakt. Dit geldt ook voor het ontwikkelen van een kwaliteitssysteem voor de gedigitaliseerde documentenstroom en processen. Dit wordt nu in samenwerking met de gemeente Neder-Betuwe ontwikkeld.

Werken aan de structuur van de organisatie

In 2017 is de basis gelegd voor ontwikkeling naar een zelfstandige, wendbare, open, daadkrachtige en  flexibele organisatie. Om dat resultaat te bereiken was er een structuur- en cultuur wijziging nodig. Dit traject zijn we in 2018 gestart.. Voordat de nieuwe organisatie in oktober 2018 is gestart is er veel werk verzet. Zo is er gewerkt aan een organisatieplan en organisatiebesluit. Door de coöperatieve houding van de OR zijn planningen en resultaten gehaald. Maar het ging ook om de werving & selectie en het aantrekken van andere nieuwe medewerkers. Om de verdere ontwikkeling zo goed mogelijk te sturen en eventueel zijn enige evaluatie momenten gepland.

Op 1 oktober 2018 zijn we gestart met een tweehoofdige directie en 8 teammanagers. Deze 8 teammanagers zijn met grote zorgvuldigheid en vanuit de organisatie-uitgangspunten geworven. Daarbij is een mooie mix ontstaan van intern & externe kandidaten en werkervaring in & buiten gemeenteland. We hebben er vertrouwen in dat deze inrichting van de gemeente Buren een toekomstbestendige organisatie  oplevert met een adequate dienstverlening in nauwe samenwerking met inwoners, organisaties, bedrijven en verenigingen.

Werken aan de cultuur:

De visie, missie  en kernwaarden, opgesteld in 2016, zijn nog steeds van kracht.

Betrouwbaar, professioneel, deskundig en  betrokken zijn de basiscompetenties waarop de organisatie  aanspreekbaar wil zijn voor onze inwoners en andere stakeholders. Daarnaast is vertrouwen van groot belang. Vertrouwen van onze medewerkers in de organisatie, college en raad (visa versa) en vertrouwen van onze burgers in de gemeente. Dat maakt o.a. dat gestart is met een cultuurtraject. Dit traject is gestart in 2018 maar door voortschrijdend inzicht inmiddels bijgesteld. Zo gaat het nu om een veranderingstraject waarin zowel de structuur als de cultuuruitgangspunten verenigd zijn.. Dit wordt begeleid door een extern bureau en de inzet is een cultuur waarin:

• Het plezierig werken is.
• Het geven en krijgen van feedback normaal is.
• De besluitvorming en communicatie open en eerlijk plaatsvindt.
• Zeggen wat je doet en doen wat je zegt vanzelfsprekend is.
• Betrokkenheid wordt getoond.
• Eigenaarschap en deskundigheid centraal staan.
• Zaken worden afgemaakt.

Andere belangrijke onderdelen van de verandering zijn eigenaarschap en rolvastheid. Deze punten zijn natuurlijk niet nieuw en moeten in samenhang worden gezien met de andere uitgangspunten  ten aanzien van de aansturing, de formatie, de manier van werken, de verdeling van verantwoordelijkheden en de cultuur. Wat dit betekent in de organisatie aan  houding en gedrag van onze medewerkers, stijl van leiding geven, etc. is momenteel onderdeel van het veranderingstraject.

In 2018 is, na de vernieuwingen rond de programmabegroting in 2017, verder gewerkt aan de vernieuwing van de P&C cyclus. Zo is begin 2018 ook de eerste digitale jaarrekening verschenen, die ook qua opzet en uitvoering de spiegel van de begroting 2017 was. Verder  is  in 2018 gewerkt aan de doorontwikkeling van het informatie- en rapportagesysteem door het presenteren van zes 2MaandsRapportages (2MR). hiervan waren er 3 informerend en 3 besluitvormend. Daarmee  is uw raad zoals afgesproken elke 2 maanden geïnformeerd over de realisatie van budgetten, de  doelen en de prestaties.  

Een volgende fase van de innovatie van de planning en control cyclus ingezet is in 2018 ingezet met het coalitieakkoord 2018 als uitgangspunt. Zo zijn de thema’s en speerpunten als beleidsinhoudelijke hoofdlijnen in de begrotingsopzet versterkt. De slogan “SLIM op weg” stond daarbij centraal. Dat wil zeggen: Smart, Leesbaar, Informatief en Mogelijk maken van sturingsinformatie in de P&C-instrumenten.  

Verder is volgens afspraak met uw raad gestart met een eerste evaluatie van de geïnnoveerde P&C-cyclus. Het doel van de evaluatie is om na te gaan of alle vernieuwingen voldoen aan de verwachtingen en te kijken over de effectiviteit en efficiency van de nieuwe P&C cyclus qua opzet en werkwijze. Dat gebeurt intern in de organisatie als met uw raad en met het oog op verdere verbetering. Daarbij wordt ook gekeken naar de inzet die nog is voor het realiseren van de P&C instrumenten in hun nieuwe opzet.

In 2018 maakten we een start met datagedreven werken voor het sociaal domein. Daarbij zagen we de eerste mogelijkheden van beter gebruik van data. In het kader van kerngericht werken willen we datagedreven werken een grotere rol laten spelen. Wel werd duidelijk dat de gewenste diepere ontwikkeling van datagedreven werken nadrukkelijke personele inzet vraagt en dat dit vooralsnog een nieuwe taak is die zich niet eenvoudig binnen de huidige taken laat inpassen. Wel zijn wij ervan overtuigd dat data gedreven werken ons als gemeente op vele terreinen kan ondersteunen om zo meer gerichte interventies te doen.

We informeren u over de stand van het opvolgen van de aanbevelingen van de rekenkamer en de accountant. Het gaat om 4  rekenkamerrapporten en de aanbevelingen van de accountant bij de boardletter 2018.

In de begroting 2019 hebben wij al de stand van de volgende rapporten aangegeven en aangegeven dat we ze als afgerond beschouwen. Het gaat hier om de volgende rapporten:

• Prestatieafspraken Woonvisie
• Rapport leges

Op deze rapporten zullen wij hier dan ook niet terug komen.

Rapport "P&O"

In april 2017 is het Strategisch HR-beleid 2017-2022 door de Raad vastgesteld. Het strategisch HR-beleid kent drie thema’s: “Gemeente Buren beter door HR”, “Flexibiliteit door HR”, en “HR in control”. Deze drie HR thema’s zijn op tactisch niveau verder uitgewerkt in een HR planning. In het jaarplan 2018/19 is aan de hand van deze thema’s een aantal onderwerpen opgepakt.

• Strategische Personeelsplanning (SPP)

De basis gegevens zijn op orde, zoals formatie/bezetting, inhuur derden en verzuim. Deze zullen nog verder worden verbeterd in 2019.

• Personeelszorg

Voor de risico-inventarisatie- en evaluatie (RI&E), het periodiek medisch onderzoek(PMOo) en het medewerkers-onderzoek (MO) is een projectplan en planning beschikbaar die door HR en een extern bureau worden uitgevoerd begin 2019.

• Reorganisatie en doorontwikkeling nieuwe teams en teammanagers.

Het organisatieplan is uitgewerkt en personele reorganisatie is in augustus 2018 afgerond. De werving van nieuwe teammanagers is ook afgerond en in oktober 2018 zijn we gestart met de nieuwe organisatie. Het verander- en teamcoaching traject is uitgewerkt en we zijn in januari  2019 samen met een extern bureau gestart met dit traject 

• Rapportages

In de tweemaandelijkse rapportage worden de belangrijkste indicatoren van het P&O-beleid weergegeven. Dit betreft de instroom en uitstroom van medewerkers, de ziekteverzuimcijfers en de gevoerde personeelsgesprekken. In de tweemaandelijkse rapportage vanaf juni 2018 worden de cijfers betreffende inhuur meegenomen.

Rapport "Informatieveiligheid

De belangrijkste aanbeveling betrof het implementeren van de zogenaamde BIG-normen (Baseline informatieveiligheid gemeenten). De organisatie voldoet inmiddels aan de BIG normen om de daarop gebaseerde ENSIA-audit, BRP-zelfevaluatie en de zelf-evaluaties voor de BGT, BAG, Suwinet en DigiD te behalen. Dat was het geval bij de verantwoording over 2018 en we zien die over 2018 met vertrouwen tegemoet. Wel is nog gewerkt aan  een programma gericht op het “informatieveiligheid bewustzijn” van onze medewerkers dat begn 2019 is gestart.

Rapport sociaal domein "indicatoren in beeld

Na het uitkomen van het rekenkamerrapport  is een eerste aanzet gegeven voor het realiseren van deze aanbevelingen. Door de organisatie ontwikkeling en daarmee samenhangende personele verschuivingen is dat helaas zo goed als stil komen te liggen. Het wordt weer opgepakt met de voorgenomen herinrichting van de processen Wmo, Jeugd en participatie en zal daar ook onderdeel vanuit maken. De transformatie sociaal domein zal vanaf 2019 opgepakt worden als een van de strategische opgaven van Buren. Overigens zijn een groot aantal van de indicatoren zoals het rapport aangeeft al beschikbaar. De verwachting is ook dat een aantal niet te realiseren is, bijvoorbeeld  “het meten van de indicatoren” omdat dit onevenredig veel inzet vraagt. Daarbij is het ook de vraag of management, bestuur en raad op alle indicatoren  moeten willen sturen. Wat dat betreft geldt voor een dashboard vaak  dat minder, maar gerichtere informatie vaak beteris..

Rapport "Inkoopfunctie van de gemeente Buren"      

Eind 2018 is gestart  met het project “professionalisering inkooporganisatie” gericht op de uitvoering van de verbeterslagen volgens het normenkader vermeld in het onderzoeksrapport van de Rekenkamercommissie en het borgen van de inkoopfunctie. In 2018 is daartoe een inkooppakket geïnstalleerd. Dit biedt overzicht in de inkoopprocedures en geeft meer mogelijkheden voor actuele sturing en controle op het inkoopproces. Het projectteam is bezig met het verder inrichten van de processen, de rollen en de verantwoordelijkheden. Op dit moment vindt de implementatie van de contractenmodule plaats, zodat het hele inkoopproces van uitvraag tot contractbeheer in het pakket kan plaatsvinden.

Op 4 december 2018 is er een raadsinformatiebijeenkomst geweest over beleidsuitgangspunten, Duurzaamheid, Social return, MKB en Innovatie. In 2019 geven we verder invulling aan verbeterpunten, waaronder het concretiseren van de beleidsuitgangspunten in de inkoopprocedure, het actualiseren van het inkoop en aanbestedingsbeleid en het beschrijven en vaststellen van het inkoopproces.  

Boardletter 2018

De accountant BakerTilly (BT) heeft ook bij de interim-controle van 2018 aanbevelingen gedaan. In reactie daarop is een aanpak opgesteld en samen met de eerste voortgangsrapportage is uw raad daar al over geïnformeerd  (D.025548).  Over de realisatie daarvan wordt periodiek aan de kwaliteitscommissie gerapporteerd. Inmiddels zijn de eerste aanbevelingen afgerond en is er één vervallen.  De aanbevelingen sociaal domein zijn voor de middellange termijn opgepakt.

Uw raad heeft medio maart 2017 aangegeven dat Buren verder gaat als zelfstandige gemeente. Maar ook dat Buren moet openstaan voor samenwerking in de regio, zeker als dat meerwaarde biedt voor wat betreft kwetsbaarheid, kosten of kwaliteit.

Buren werkt binnen de regio inmiddels al op veel terreinen samen. Bijvoorbeeld bij de uitvoering van de  participatiewet voor Neder-Betuwe of het verzorgen van ICT voor de ODR. Ook op terreinen als de waterketen of verzekeringen werken we samen. Verder werken we bijvoorbeeld  ook samen met de nieuwe functie in het kader van de “Algemene Verordening Gegevensgebruik. Daarnaast voeren we regie op de taken die ODR en AVRI voor ons uitvoeren.

Binnen de bestaande samenwerking zijn in de regio verdere stappen gezet op de drie bekende speerpunten:

1. Agribusiness: Onze tuinbouw wordt nóg meer toonaangevend in Europa
2. Logistiek: Wij komen in de top 3 van logistieke hotspots van Nederland
3. Recreatie en toerisme: Wij bereiken een jaarlijkse omzetgroei van 5%     

Zo heeft Fruitdelta Rivierenland vorm gekregen en is de samenwerking met de provincie verder aangetrokken. Er is ook een regiodeal opgesteld en aan het rijk aangeboden met belangrijke voorstellen voor de arbeidsmarkt in de regio. Voor recreatie en toerisme zijn prestatieafspraken gemaakt  met het Regionaal Bureau voor Toerisme. We sturen zo concreter op resultaten.

Voor wat betreft  het speerpunt logistiek is de doelstelling aangepast: Wij blijven in de top 5 van logistieke hotspots van Nederland. Die past beter bij de realiteit van het moment.

Dat niet alle samenwerkingsinitiatieven tot resultaten heeft geleid mag blijken uit de discussie rond glasvezel.

Sinds de begroting van 2017 zijn met de BBV-aanpassing in totaal 38 verplichte en 12 facultatieve indicatoren opgenomen bij de diverse taakvelden. Dat geldt ook voor deze begroting en voor de 5 verplichte financiële indicatoren. Vanuit de bedrijfsvoering zijn er kengetallen beschikbaar die geen plaats hebben gekregen elders in de begroting, maar wel een beeld geven op onderdelen van de bedrijfsvoering. In het volgende overzicht geven we die kengetallen weer.