Doelen en prestaties

Doelen

Wat hebben we bereikt?

Informatievoorziening

De uitvoering van het I&A-beleidsplan 2017 - 2021 loopt volgens planning. Hierin zijn geen grote afwijkingen op dit moment. Jaarlijks rapporteren wij, middels een raadsinformatiebrief, in het tweede kwartaal in meer detail over de voortgang van het beleidsplan.

Personeel

HR maakt een professionaliseringsslag door. Er wordt professioneel en allround geadviseerd. Zo is bijvoorbeeld advisering over ziekteverzuimbeheersing en inhuur van derden onderdeel van ingeplande HR-accountgesprekken. Daarnaast wordt in het team Advies verder gewerkt aan professionalisering van de advisering.

Juridische Zaken

Na de reorganisatie hebben we de juridische advisering een goede plaats gegeven in de organisatie. Door een herschikking van taken is er meer ruimte voor advisering aan bestuur en collega's. Het proces advisering wordt ingebed in de bestuurlijke route.

Inkoop

Vanaf april 2018 werken we met de tendermodule van CTM. De werkgroep is bezig met het verder inrichten van de processen, de rollen en de verantwoordelijkheden. Op dit moment vindt de implementatie van de contractenmodule plaats, zodat het hele inkoopproces van uitvraag tot contractbeheer in CTM kan plaatsvinden. Eind 2018 startten we het project professionalisering inkooporganisatie voor de uitvoering van de verbeterslagen en borgen van de inkoopfunctie van de gemeente Buren, volgens het normenkader vermeld in het onderzoeksrapport van de Rekenkamercommissie. In 2019 geven we hier verder invulling aan.

Communicatie

In 2018 hebben we het strategisch communicatiebeleidsplan opgesteld. Eind 2018 heeft het college dit vastgesteld. We hebben de raad hierover in december 2018 geïnformeerd tijdens een informatiebijeenkomst.

Financiën

Er zijn in 2018 op basis van een evaluatie verbeteringen doorgevoerd in de programmabegroting, in de P&C cyclus en in de rapportages. De begroting, de kadernota, de rekening en de tweemaandsrapportages zijn gedigitaliseerd en goed toegankelijk gemaakt. De kwaliteit van de informatie in de rapportages is verbeterd en SLIM (Smart, Leesbaar, Informatief en Mogelijk) gemaakt.

In 2018 zijn we gestart met elke twee maanden een tussenrapportage aan te bieden. Deze zes rapportages zijn ontwikkeld om gedurende het hele jaar recente sturingsinformatie te bieden, naast de kadernota, programmabegroting en jaarrekening. Eind 2018 is de werking hiervan geëvalueerd en staat het doorvoeren van een optimalisatie voor 2019 op de agenda van de raad.

Wat hebben we bereikt?

De volgende HR-instrumenten zijn volgens planning opgepakt in 2018:

Doorontwikkeling van managementrapportages, kwalitatieve analyses

In 2018 zijn managementrapportages in nauw overleg met de directie ontwikkeld. Hierin zijn de aanbevelingen van de rekenkamercommissie meegenomen.  Er wordt gerapporteerd over instroom, doorstroom en uitstroom, ziekteverzuim en de gesprekkencyclus. Ook gaan we in de 2MR rapporteren over de gevolgen van de reorganisatie.

De rekenkamercommissie adviseert ook over inhuur van derden te rapporteren. Vanwege de behoefte van de directie om snel bij te kunnen sturen, doen we dit niet in de 2MR maar maandelijks.

Implementatie van het vernieuwde proces inhuur derden

In 2018 is een werkgroep opgestart waarin HR, Financiën en Inkoop vertegenwoordigd was. Doel was om een praktische procedure te ontwikkelen voor inhuur. Ander doel was om sturingsinformatie voor de directie te ontwikkelen. Eind 2018 is het proces succesvol opgeleverd en geïmplementeerd.

Optimaliseren van het inwerkprogramma nieuwe medewerkers

In 2018 is een nieuwe introductiegids en een introductieprotocol ontwikkeld. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de introductie van nieuwe medewerkers  en volgt daarvoor het ontwikkelde introductieprotocol.  Hierbij wordt dit programma op maat gemaakt. Een uitzondering is de introductie van teammanagers. Per 1 oktober 2018 is een collectief inwerkprogramma voor de teammanagers verzorgd.

Niet gepland, maar wel opgepakt en uitgevoerd is een protocol 'omgaan met e-mail bij afwezigheid van een medewerker'. De werkgever mag, onder bepaalde voorwaarden, tijdelijk de e-mail van een afwezige medewerker inzien als er waarschijnlijk informatie in de e-mail te vinden is die voor het werk nodig is.

De volgende HR-instrumenten zijn niet opgepakt in 2018:

• Project digitale personeelsdossiers;
• Implementatie van Strategische personeelsplanning;
• Opzet talent programma.

HR is niet toegekomen aan  de ontwikkeling van bovengenoemde HR-instrumenten. Door her-prioritering en focus op de reorganisatie hebben wij andere keuzes gemaakt. Dit is mede ingegeven door een groot aantal werving- en selectieprocedures (in een krapper wordende arbeidsmarkt). Ook voerden wij een reorganisatie door. Wij zijn gestart met een organisch organisatieontwikkelingstraject. Echter, hierdoor bleek dat we niet het gewenste resultaat zouden bereiken en dat een reorganisatie nodig was. Dit betekende een forse toename van werkzaamheden van HR.

Wat hebben we bereikt?

Het processenprogramma wordt niet meer onderhouden en wordt niet gebruikt. Onderzoek naar een alternatief heeft plaatsgevonden. Het programma Engage is aangeschaft en geïnstalleerd. In het vierde kwartaal van 2018 worden de contouren van procesmanagement bepaald. De uitvoering volgt in 2019. LEAN zal daarbij een van de uitgangspunten zijn.

Wat hebben we bereikt?

De website is vernieuwd en wordt verder doorontwikkeld. Inmiddels zijn de belangrijkste burgerzaken-processen volledig gedigitaliseerd met de invoering van iBurgerzaken.

In 2018 hebben we een samenwerking opgezet met drie andere gemeenten met de ondertekening van een intentieverklaring. Samen brengen we onze kennis en wensen in bij het landelijke VNG-programma "Samen organiseren" en borgen hiermee continuïteit in onze digitale dienstverlening. In 2019 willen we aansluiten op de nieuwe landelijke architectuur bij de digitale dienstverlening (Common Ground, NLx). Hiervoor willen we met een paar processen proefdraaien om te komen tot een oplossing waarbij inwoners de voortgang en het overzicht in hun zaken eenvoudig kunnen volgen en inzien.

Wat hebben we bereikt?

Omgevingswet

Met betrekking tot de regionale afstemming in het kader van de Omgevingswet kunnen we de volgende vorderingen rapporteren:

• We stemmen onze werkzaamheden over de implementatie van de Omgevingswet nauwgezet af met de gemeente Neder-Betuwe. We hanteren grotendeels hetzelfde plan van aanpak, informeren elkaar over de voortgang en gebruiken elkaars resultaten, zoals presentaties, kennis en onderzoeken.
• We nemen deel aan een regionale werkgroep, waarin de tien gemeenten in de regio Rivierenland deelnemen. In deze werkgroep heeft in 2018 vooral kennisuitwisseling plaatsgevonden. Afgesproken is om vanaf 2019 na te gaan of er naast kennisuitwisseling ook thema’s zijn, die gemeenten gezamenlijk kunnen oppakken.

AVG: Een gezamenlijke FG voor drie gemeenten

Samen met de gemeenten West Maas en Waal en Neder-Betuwe hebben we met ingang van 1 april 2018 een FG (Functionaris Gegevensbescherming) aangesteld voor één jaar. Deze FG hebben we ingehuurd via een detacheringsbureau. Vanaf 1 april 2019 willen we een FG direct in dienst nemen, om de kosten voor detachering te besparen. De samenwerking is daarvoor uitgebreid met de gemeente Bommelerwaard (Zaltbommel en Maasdriel).

Prestaties

In de taakvelden vindt u een specifieke toelichting op de prestaties die we in 2018 hebben geleverd.